La lucha por ser cada vez más competitivos en un mercado globalizado (que no perdona a las empresas que tardan en adaptarse) ha llevado a las organizaciones a implementar tecnologías digitales con el fin de, al menos, prevalecer. Por si fuera poco, la pandemia por Covid 19 tuvo un papel catalizador de la transformación digital de las empresas en todo el mundo. 1
Esto sorprendió a quienes estaban postergando dicha transformación en sus organizaciones, pues, estamos hoy ante una situación en la que ya no hay vuelta atrás y hay que tomar con celeridad las decisiones que promuevan el avance hacia modelos de negocio que integren la tecnología digital del mejor modo posible.
A qué nos referimos con tecnología digital
La digitalización de la tecnología es el avance hacia artefactos con la capacidad de procesar información codificada en bits, es decir, series de “unos y ceros”. La cual es la forma en la que se comunican los dispositivos modernos.
El tipo de tecnología que la precede es la analógica, y para compararlas, podemos pensar en aquellos electrodomésticos que hace unos años funcionaban con interruptores, palancas o diales, y hoy son máquinas “inteligentes” con las que se interactúa a través de botones o pantallas táctiles que, además, tienen la capacidad de conectarse a otros dispositivos de forma directa o por internet.
Entonces, ¿qué es la “transformación digital”o “digitalización” de las empresas?
La transformación digital es la implementación de tecnologías y herramientas digitales en el funcionamiento de las diferentes áreas de la empresa, con ella se inician o reemplazan procesos que antes no se podían hacer o se hacían de forma manual.
Generalmente, esta transformación supone para los empleados un esfuerzo extra por aprender sobre estas nuevas tecnologías o incluso, dejar de lado formas de hacer las cosas que la organización tenía “institucionalizadas” desde hace mucho tiempo. En consecuencia, la digitalización también debe involucrar un cambio a una cultura empresarial en la que no haya resistencia a nuevos desafíos o experimentación.
Lo que implica la transformación digital
A continuación se mencionan los cambios que regularmente se necesitan para hacer esta transición:
- Digitalizar la información: En este caso la palabra digitalizar se concibe como el acto de llevar la información de documentos físicos a digitales. El propósito es disponer de la información en una base de datos centralizada que permita encontrarla y procesarla con más rapidez.
- Gestión del conocimiento: Además de la documentación en físico que se haya digitalizado, se deben seguir alimentando las bases de datos continuamente. Así se tendrán datos más completos y actualizados que al interpretarse, arrojarán mejores elementos de juicio para tomar decisiones.
- Automatizar procesos: Aunque la palabra automatización pueda llevarnos a pensar en trabajo realizado por robots, cuando se usa dentro del contexto de la transformación digital, se refiere principalmente a la intervención de software para hacer tareas repetitivas, de precisión o extenuantes para un ser humano.
- Facilitar la comunicación: Quizá está es la más fácil de referenciar pues las herramientas de mensajería o videoconferencia ya hacen parte de la vida cotidiana de la mayoría. Hay un sinfín de aplicaciones que cumplen este cometido, y en una empresa favorecen la comunicación con los clientes y proveedores, así como internamente entre trabajadores.
- Buscar tecnologías innovadoras y su aplicación en la empresa: La transformación digital no debe verse como el final sino el comienzo. El mundo exige cambios constantes para ser cada vez más competitivos, por lo que demanda de las empresas una exploración continua de nuevas tecnologías e innovaciones, así como la forma de integrarlas en sus procesos. Actualmente las empresas evalúan cómo implementar machine learning, inteligencia artificial, blockchain, big data, realidad virtual, u otras relacionadas con la sostenibilidad y la economía circular.
Esto no significa que en todos los casos haya que trabajar sobre los mismos puntos, ya que cada empresa es distinta. Tampoco es necesario que de súbito se haga una migración total al uso de tecnologías digitales, pues la transformación digital es progresiva y siempre que haya un aumento en el uso de dichas tecnologías, tanto a nivel operativo, como administrativo, es válido decir que se inició un proceso de digitalización de la organización.
Por qué es importante la digitalización de las empresas
Esencialmente, aunque las transiciones se puedan tornar tediosas, dar el paso hacia una digitalización hará que el trabajo se ejecute mejor y más rápidamente. Por ejemplo, la automatización permite que procesos repetitivos, se puedan ejecutar por “máquinas”, en lugar de humanos. Consiguiendo así que los empleados que antes hacían trabajo monótono, se puedan encargar de tareas más difíciles o que requieran creatividad, algo en lo que aún no se puede reemplazar a los seres humanos.
Está claro que la razón principal de hacer una transformación digital en una empresa, es la de obtener ventajas competitivas. Veamos enseguida estos beneficios o ventajas.
Los beneficios de digitalizar la empresa
Como se mencionó anteriormente, la digitalización puede implicar automatizaciones encargadas de procesos que una máquina puede hacer más rápido y con menor margen de error. El impacto de estas implementaciones debe verse en resultados como: Menor tiempo para finalizar las tareas, liberación de tiempo y esfuerzo de los empleados (que pueden requerirse en el desarrollo de otros procesos) y finalmente, reducción de costes por error humano.
Por otro lado, cuando de procesar datos se trata, las herramientas tecnológicas también superan a los seres humanos. El uso de software que recolecta y procesa información deja solo pendiente el análisis e interpretación para la toma de decisiones. En otras palabras: La digitalización contribuye a desarrollar estrategias con más agilidad y con mejores fundamentos.
En síntesis, el mayor logro que se consigue con la transformación digital son procesos más ágiles y una cultura empresarial con mayor adaptación al cambio. De este extraemos estos 6 beneficios.
1. Incremento de la eficiencia y la productividad
Incrementar la eficiencia requiere la optimización de los recursos que se precisan para finalizar una tarea. Esto es justo lo que hace la digitalización. Por otro lado, obtener los mismos resultados en un tiempo menor es igual a decir: mayor productividad.
2. Reducción de costos operativos
En el punto anterior, cuando hablábamos de optimización de recursos, nos centramos en el tiempo, pero la cruda realidad es que la ineficiencia significa más que tiempo desaprovechado, también significa dinero perdido. Tal como reza el viejo refrán: El tiempo es oro.
3. Mejora la actitud de los empleados
Los empleados también se benefician a nivel individual de la transformación digital, pues esta mejora el flujo de trabajo y elimina tareas monótonas. Con esto, pueden centrarse en tareas que sean más significativas o que representen oportunidades de crecer profesionalmente.
4. Reducción del error humano
Un proceso que se haya automatizado correctamente puede ejecutarse tantas veces como sea necesario, al tiempo que genera resultados consistentes . Incluso, a diferencia de nosotros los seres humanos, las máquinas pueden ejecutar estos procesos periódicamente sin que se produzcan errores por agotamiento.
Obviamente, encargar de ciertos trabajos a máquinas tiene como objetivo que el talento humano se encargue de tareas que impliquen creatividad, estrategia, pensamiento crítico, y otros campos en los que aún los seres humanos tenemos mejor rendimiento que cualquier software.
5. Confianza y mejora en la toma de decisiones
La consistencia de la que hablamos en el punto anterior representa mayor predecibilidad a la hora de estimar las duraciones de los procesos y cómo serán sus resultados. Gracias a esto se puede proyectar más confianza a los clientes, y también a nivel interno, cuando se tomen decisiones basadas en los datos analizados.
6. Más adaptabilidad y resiliencia
Este beneficio se desprende de tener una cultura empresarial que acepta como desafíos los cambios que ocurren en el entorno. Este tipo de mentalidad hará que la empresa se adapte con mayor rapidez a las exigencias de sus clientes y a otros cambios que afecten el mercado.
Esta capacidad de adaptarse, le ayudará a soportar mejor los embates a los que se vea sometida y por consiguiente, a mantenerse con vida (con la posibilidad de ganar una posición relevante en el mercado).
Más que tener presencia en Internet
En conclusión, un proceso de transformación digital trasciende la presencia en Internet de las empresas. Requiere cambios dentro de los procesos de negocio con el propósito de agilizarlos con el uso de herramientas digitales. Además necesita de un “cambio de chip” empresarial, para que la transformación se convierta en un proceso de innovación continua.
Para crear regiones más competitivas se requiere que las empresas reconozcan la situación del mercado global y evolucionen en torno a nuevas tecnologías que potencien la capacidad de ofrecer sus productos y servicios. Recordemos que por la velocidad con la que ocurren los cambios hoy, debemos estar al día con las tendencias en ciencia, tecnología e innovación y analizarlas con detenimiento para ver cómo pueden apalancar nuestros negocios.
[1] McKinsey & Company. How COVID-19 has pushed companies over the technology tipping point—and transformed business forever.
